--- title: "Lieferantenprüfung: automatisch statt von Hand." source: https://bitvaria.com/lieferantenpruefung --- Für produzierende Unternehmen und Handel # Lieferantenprüfung: automatisch statt von Hand. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine gegen die Bestellung: in vielen Häusern vergleicht das jemand im Einkauf von Hand, Termin, Preis, Menge. Oder niemand tut es, und die Abweichung fällt erst auf, wenn die Ware fehlt oder die Rechnung kommt. Wir übernehmen diese Prüfung nach den Regeln Ihres Hauses, schreiben das Ergebnis in Ihr ERP und zeigen Ihnen jeden Monat im Bericht, was sie gefunden hat. [Gespräch anfragen](#kontakt) [So läuft der Einstieg](#einstieg) Die Rechnung für die Einrichtung kommt erst nach bestandener Abnahme an Ihren Belegen. ## Das Blatt, das jeden Monat kommt Im Betrieb bekommt die Geschäftsführung jeden Monat diesen Bericht: wie viele Belege geprüft wurden, welche Abweichungen gemeldet wurden und was der Einkauf daraus gemacht hat. Der Befund vor der Einrichtung ist ein eigenes Blatt: was an den Belegen eines Monats abweicht und was niemand nachgezogen hat. Monatsbericht Oktober Beispiel, Werte erfunden geprüfte Belege 284 gemeldete Abweichungen 23 davon vom Einkauf bestätigt 20 Ausschnitt: 4 von 23 Meldungen Beleg Position bestellt laut Beleg Stand AB 4471 Pos. 2 KW 45 KW 47 wartet auf Einkauf AB 4488 Pos. 1 12,40 € 12,90 € vom Einkauf bestätigt LS 2093 Pos. 3 500 Stück 480 Stück vom Einkauf bestätigt AB 4502 Pos. 1 200 Stück 120 Stück, Rest KW 46 Teillieferung, vom Einkauf bestätigt Ein Fehlalarm. Zwei Meldungen offen: eine wartet auf den Einkauf, eine ging ungeklärt an den Einkauf zurück. ## Was heute passiert Die Auftragsbestätigung Der Lieferant bestätigt mit anderem Termin, anderem Preis oder anderer Menge. Der Einkauf sieht es nur, wenn er jede Bestätigung aufmacht und Position für Position vergleicht. Bei vielen kleineren Lieferanten bleibt das liegen. Der Lieferschein Auf dem Lieferschein passt die Menge nicht zur Bestellung, die Charge fehlt, eine Position ist vertauscht. Gegen die Bestellung geprüft wird er oft erst beim Buchen, und die Abweichung fällt manchmal erst in der Produktion auf. Warum das gerade jetzt drückt Gute Leute im Einkauf und in der Disposition sind schwer zu finden. Wer neu kommt, braucht Monate, bis er die Lieferanten und die Ausnahmen kennt. Die Automatisierung hält diese Regeln fest, damit sie nicht mit jedem Wechsel neu gelernt werden müssen. ## So läuft der Einstieg 1. 1 ### Sie rufen an oder schreiben uns Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags und schlagen einen Termin vor. Ihr Aufwand: ein Anruf oder zwei Sätze im Formular 2. 2 ### Dreißig Minuten mit der Person, die heute prüft Sie erzählen uns, wie Bestätigungen und Lieferscheine bei Ihnen ankommen und wer sie heute prüft. Danach sagen wir Ihnen, ob sich ein Befund lohnt; wenn nicht, sagen wir auch das. Ihr Aufwand: dreißig Minuten 3. 3 ### Der Befund: eine Woche ab dem vollständigen Export Sie exportieren die Bestellungen, Bestätigungen und Lieferscheine eines Monats. Die Person, die prüft, zeigt uns zwanzig Minuten lang, wie sie das heute macht. Dann prüfen wir alle Belege gegen die Bestellungen. Ihr Aufwand: der Export, zwanzig Minuten am Bildschirm, danach zu jeder gemeldeten Abweichung ein Urteil: echt oder nicht 4. 4 ### Ein Blatt auf dem Tisch Was geprüft wurde, was abweicht, was niemand nachgezogen hat. Bei der Besprechung sitzt die Person am Tisch, die über die Einrichtung entscheidet. Vorher ist vereinbart, dass wir bei deutlichem Befund über die Einrichtung sprechen. Ihr Aufwand: eine Besprechung Der Befund ist kostenlos, weil wir ihn selbst brauchen: Erst an Ihren Belegen sehen wir, wie viel Arbeit die Einrichtung macht, und erst danach können wir einen Festpreis nennen. Wenn es nicht passt, bleibt das Blatt bei Ihnen, und es gibt keine Rechnung. Die Rechnung für die Einrichtung kommt erst, wenn die Abnahme an Ihren Belegen bestanden ist. ## So machen wir das Die Automatisierung hält die Regeln Ihres Hauses fest und wendet sie auf jeden Beleg an, Tag für Tag. Ihr Einkauf sieht nur noch die Abweichungen und entscheidet. 1. Schritt 1 ### Eingang Bestätigung oder Lieferschein kommt als PDF, per Mail oder aus dem Portal. 2. Schritt 2 ### Prüfen Termin, Preis, Menge und Artikel gegen die Bestellung im ERP, nach Ihren Regeln und Toleranzen. 3. Schritt 3 ### Vorlegen Nur die Abweichungen, mit Grund, an die Person in Ihrem Einkauf, die entscheidet. 4. Schritt 4 ### Zurückschreiben Was stimmt oder was Ihr Einkauf freigegeben hat, landet im ERP: bestätigter Termin und Preis am Beleg. 5. Schritt 5 ### Berichten Jeden Monat ein Bericht an die Geschäftsführung: geprüfte Belege, gefundene Abweichungen, gesparte Zeit. Das Angebot ## Vier Stufen, jede so klein wie möglich. Sie entscheiden nach jeder Stufe neu. Stufe 1 · Einstieg ### Befund an Ihren Belegen Zwanzig Minuten Zusehen, dann prüfen wir die Bestätigungen und Lieferscheine eines Monats gegen die Bestellungen. Eine Woche nach dem vollständigen Export liegt ein Blatt vor: was geprüft wurde, was abweicht, und was niemand nachgezogen hat. Ablauf, Bedingung und Ihr Aufwand stehen oben unter „So läuft der Einstieg“. Bedingung: Bei der Besprechung des Befunds sitzt die Person am Tisch, die über die Einrichtung entscheidet. Die Belege bleiben vertraulich. Nach dem Befund löschen wir unsere Kopie. kostenlos eine Woche ab dem vollständigen Export; Ihr Aufwand: zwanzig Minuten Zusehen, der Export, ein Urteil zu jeder Meldung, eine Besprechung Stufe 2 · Einrichtung ### Einrichtung auf Ihre Lieferanten und Regeln Eine Prüfung: Auftragsbestätigungen gegen die Bestellung oder Lieferscheine gegen die Bestellung. Ihre Lieferanten, die Regeln und Toleranzen Ihres Hauses. Abweichungen gehen an den Einkauf, Stimmiges wird ins ERP zurückgeschrieben. Der Preis gilt je Prüfung: Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die zweite Prüfung ist eine eigene Einrichtung mit eigenem Betrieb, wenn Sie sie wollen. ab 4.800 € Festpreis nach Befund, netto, Zurückschreiben ins ERP eingeschlossen. Der Preis richtet sich nach dem Umfang, den der Befund gezeigt hat. Rechnung nach bestandener Abnahme. Stufe 3 · Abnahme ### Abnahme an Ihren Belegen Abgenommen wird an den Belegen aus dem Befund: keine echte Abweichung übersehen, höchstens ein Fehlalarm je zehn Meldungen. Danach läuft die Prüfung wenige Tage neben Ihrer heutigen Prüfung her, bevor das Schreiben ins ERP frei ist. Ob eine gemeldete Abweichung echt ist, sagt Ihr Einkauf. Daran wird gemessen. im Festpreis Teil der Einrichtung Stufe 4 · Betrieb ### Laufender Betrieb Neue Lieferantenformate, geänderte Regeln, Überwachung, Ansprechpartner an Werktagen. Jeden Monat ein Bericht an die Geschäftsführung: gefundene Abweichungen, geprüfte Belege, gesparte Zeit. ab 690 € / Monat je Prüfung (Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine), netto, Monatsbericht eingeschlossen ### Was Sie dafür brauchen - Die Bestellungen eines Monats, so wie sie an die Lieferanten gingen, und die Bestätigungen und Lieferscheine dazu, so wie sie ankamen. - Die Person, die heute prüft, für zwanzig Minuten am Bildschirm. Nach dem Befund sagt sie zu jeder gemeldeten Abweichung, ob sie echt ist. Daran wird später abgenommen. - Für die Einrichtung: einen Zugang zu Ihrem ERP. Den richtet Ihr IT-Dienstleister ein, sein Aufwand liegt bei Ihnen. ### Nicht enthalten - Schulungen und KI-Workshops. - Rechnungseingang und Zahlungslauf. Das machen Buchhaltung und ERP. - Lizenzen, Sitzplätze oder ein neues System als Vorbedingung. Die Prüfung läuft an Ihrem ERP. ## Warum wir, und wann nicht ### Was Ihr IT-Dienstleister macht, was wir machen Ihr IT-Dienstleister hält Ihre Systeme am Laufen und richtet den Zugang zum ERP ein. Wir entwickeln den Vorgang, der zwischen diesen Systemen von Hand läuft, zum Festpreis, betreiben ihn und zeigen Ihnen jeden Monat im Bericht, was er gefunden hat. ### Warum nicht ein fertiges Werkzeug Es gibt Werkzeuge, die Bestätigungen lesen und mit Bestellungen vergleichen. Eines einzuführen und am Laufen zu halten, ist Arbeit bei Ihnen: Formate pflegen, Regeln nachziehen, prüfen, ob es noch stimmt. Wir richten die Prüfung auf Ihre Lieferanten und Regeln ein, schreiben ins ERP zurück, betreiben sie und berichten jeden Monat. ### Wann es sich nicht lohnt Wenn fast alle Ihre Lieferanten per EDI bestätigen, wenn es nur wenige Bestätigungen je Woche sind oder wenn sich die Regeln nicht festhalten lassen, weil jede Bestätigung anders entschieden wird. Dann reicht meist ein fertiges Werkzeug oder die Prüfung von Hand. Das sagen wir Ihnen im ersten Gespräch. ## Was Sie vermutlich fragen Was, wenn die Prüfung etwas übersieht? Abgenommen wird an den Belegen aus dem Befund: keine echte Abweichung übersehen, höchstens ein Fehlalarm je zehn Meldungen. Danach läuft die Prüfung wenige Tage neben Ihrer heutigen Prüfung her, bevor das Schreiben ins ERP frei ist. Und über jede gemeldete Abweichung entscheidet ein Mensch in Ihrem Einkauf. Wo landen unsere Belege? Für den Befund bekommen wir Ihren Export als Dateien. Der KI-Dienst, den wir für die Prüfung nutzen, lernt nicht aus Ihren Belegen und bewahrt sie nicht dauerhaft auf; nach dem Befund löschen wir unsere Kopie. Im Betrieb läuft die Prüfung an Ihrem ERP, und was dort gelesen und zurückgeschrieben wird, vereinbaren wir vor der Einrichtung mit Ihnen. Was braucht unsere IT dafür, und welches ERP muss das sein? Für den Befund nichts außer dem Export der Belege. Für die Einrichtung einen Zugang zu Ihrem ERP; den richtet Ihr IT-Dienstleister ein, sein Aufwand liegt bei Ihnen. Welche Anbindung an Ihr ERP geht, klären wir vor dem Angebot; bei älteren Systemen kann ein Datei-Export der Weg sein. Und wenn wir nach dem Befund nicht weitermachen? Dann behalten Sie das Blatt, wir löschen unsere Kopie der Belege, und es gibt keine Rechnung. Vereinbart ist nur das Gespräch über die Einrichtung bei deutlichem Befund, nicht die Einrichtung selbst. Was passiert mit Belegen, die die Prüfung nicht lesen kann? Eine Bestätigung ohne Bestellnummer, ein schlecht gescannter Lieferschein, eine Position, die zu keiner Bestellung passt: Das geht als offener Fall an Ihren Einkauf. Grundsatz: Was die Prüfung nicht sicher lesen oder zuordnen kann, entscheidet ein Mensch, und daraus wird nichts ins ERP geschrieben. ## Eine Woche nach dem Export liegt ein Blatt auf Ihrem Tisch. Der erste Schritt sind dreißig Minuten mit der Person, die heute prüft. Ob Sie selbst anrufen oder jemand aus Ihrem Einkauf, spielt keine Rolle; wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags. [Telefon+49 151 685 881 97](tel:+4915168588197) [E-Mailhi@bitvaria.com](mailto:hi@bitvaria.com) bitvaria GmbH · Winkelweg 1b · 87459 Pfronten im Allgäu Worum geht es?LieferantenprüfungEin anderer VorgangEine Frage Name E-Mail Nachricht Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Kontaktformular erhalten Sie in unseren [Datenschutzinformationen](https://bitvaria.com/privacy) Gespräch anfragen