Copilot sitzt in Office. Was müsste ein Ersatz können?

Der Einwand stimmt. Er sagt nur noch nicht, welcher Teil der Integration zählt.

„Integriert“ meint vier Dinge: wo der Knopf sitzt, welche Daten das Modell sieht, mit welchen Rechten es sie sieht und wer das Ganze betreibt. Ein Ersatz muss nur die Teile leisten, die Ihre Leute tatsächlich nutzen. Wo Sie dafür nachfragen sollten, zeigt Microsofts eigener Nutzungsbericht, getrennt nach Anwendung.

Gegen jede Alternative zu Copilot gibt es einen Einwand, der schwer zu entkräften ist: „Copilot ist in Office integriert.“ Gemeint ist: Eine andere Lösung mag günstiger sein. Aber sie sitzt nicht dort, wo gearbeitet wird.

Der Einwand ist berechtigt. Copilot fasst in Outlook einen Mailverlauf zusammen, ohne dass jemand Text kopiert. In Teams steht nach einer aufgezeichneten und transkribierten Besprechung eine Zusammenfassung im Besprechungs-Chat. In Word schreibt es dort mit, wo das Dokument entsteht. Eine günstigere Anfrage an ein Sprachmodell ersetzt keinen dieser Abläufe von selbst.

Die Frage ist also nicht, ob die Integration etwas wert ist. Sie lautet: Welcher Teil davon wird in Ihrem Unternehmen genutzt? Dafür muss man „integriert“ erst zerlegen.

(Microsoft benennt das Produkt gerade um: Aus Microsoft 365 Copilot wird Microsoft Copilot. Gemeint ist hier die bezahlte Version für Unternehmen.)

Vier Dinge, die „integriert“ heißen kann

1. Der Ort

Der Knopf sitzt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Niemand wechselt das Fenster. Das ist der sichtbare Teil der Integration.

2. Die Daten

Copilot holt sich Inhalte über Microsoft Graph. Laut Microsoft sind das Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte. Dazu kommt der Arbeitskontext, etwa die Besprechung, in der jemand gerade sitzt, oder der Mailwechsel zu einem Thema. Eine Antwort kann so auf Material beruhen, das niemand eigens hochgeladen hat.

3. Die Rechte

Copilot zeigt laut Microsoft nur Daten, die die jeweilige Person mindestens lesen darf. Der Suchindex dahinter hält dieselbe Grenze ein. Bei verschlüsselten Dateien, etwa über Vertraulichkeitsbezeichnungen, gelten die Nutzungsrechte der Person.

Das klingt selbstverständlich. Es ist aber der Teil, an dem ein Ersatz die meiste Arbeit hat. Dazu unten mehr.

4. Der Betrieb

Copilot läuft unter den bestehenden Zusagen von Microsoft 365. Eingaben und Antworten werden nach denselben vertraglichen Regeln gespeichert wie die übrigen Inhalte dort. Administratoren finden sie über die Inhaltssuche und können in Microsoft Purview Aufbewahrungsregeln festlegen. Für Nutzer in der EU bleibt der Verkehr laut Microsoft innerhalb der EU-Datengrenze. Eine Ausnahme nennt Microsoft selbst: Modelle von Anthropic sind derzeit davon ausgenommen.

Wer Copilot ersetzt, braucht für jeden dieser vier Punkte eine eigene Antwort. Aber nur für die Punkte, die gebraucht werden.

Wo Ihre Leute Copilot nutzen, steht im Nutzungsbericht

Microsofts Copilot-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center zeigt aktive Nutzer je Anwendung. Die Tabelle darunter führt für jede lizenzierte Person das letzte Nutzungsdatum je Anwendung. Getrennt aufgeführt sind Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Loop und der Copilot-Chat. Der Zeitraum lässt sich auf 7, 28, 90 oder 180 Tage stellen.

Als aktiv zählt eine bewusste Handlung, etwa ein abgeschickter Prompt. Das bloße Öffnen des Copilot-Fensters zählt nicht. Der Bericht lässt sich exportieren, und Namen sind darin standardmäßig ausgeblendet. Für diese Frage reicht das: Gesucht ist die Verteilung über die Anwendungen, keine Liste einzelner Personen. Wie man dabei den Betriebsrat einbindet, steht in KI-Nutzung messen, ohne den Betriebsrat zu übergehen.

Drei Bilder lassen sich darin unterscheiden. Jedes ist ein Anlass für Nachfragen, kein Beleg:

• Die Nutzung liegt vor allem im Copilot-Chat. Gearbeitet wird in einem Chatfenster, nicht im Dokument. Der Ort zählt dann vermutlich wenig. Der Bericht trennt dabei Chat mit Arbeitsdaten („work“) und Chat mit Websuche („web“). Das zeigt, welcher Modus gewählt wurde. Ob eine Aufgabe die Firmendaten wirklich braucht, zeigt es nicht.
• Die Nutzung liegt vor allem in Teams und Outlook. Das kann auf Besprechungszusammenfassungen und Mailverläufe hinweisen. Microsoft zählt dort aber auch den Copilot-Chat mit, der in Teams oder Outlook geöffnet wird. Eine hohe Zahl in Teams heißt also noch nicht, dass Besprechungsfunktionen genutzt werden.
• Die Nutzung liegt in Word, Excel oder PowerPoint. Hier hängt viel davon ab, was genau getan wird. Der Bericht fasst alle Funktionen einer Anwendung zusammen.

In allen drei Fällen gilt: Der Bericht ordnet die Nutzung Anwendungen zu, nicht Funktionen oder Aufgaben. Was dahintersteht, klären ein paar Gespräche mit den Leuten, die Copilot nutzen. Ob das Ergebnis brauchbar war, steht ebenfalls nicht im Bericht. Mehr dazu in Was das Admin Center zeigt und was nicht.

Was ein Ersatz je Teil leisten müsste

Der Ort: lösbar, mit Entwicklungsaufwand

Microsoft bietet selbst einen Weg für fremde Lösungen in Office: Office-Add-ins. Sie ergänzen Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote um eigene Knöpfe und Seitenleisten. Sie laufen unter Windows, auf dem Mac, auf dem iPad und im Browser. Administratoren können sie zentral im Unternehmen verteilen. Teams gehört nicht dazu. Dafür gibt es eigene Teams-Apps, die Microsoft getrennt davon beschreibt.

Ein Ersatz kann also dort sitzen, wo gearbeitet wird. Er muss dafür aber entwickelt, verteilt und gepflegt werden, für Teams noch einmal gesondert.

Die Daten: erreichbar, mit Freigaben

Über die Schnittstelle Microsoft Graph kommt auch eine fremde Anwendung an Mails, Kalender, Dateien und Teams-Nachrichten. Dafür braucht sie Berechtigungen. Greift sie im Namen einer angemeldeten Person zu, kann je nach Berechtigung und Richtlinie im Unternehmen die Person selbst zustimmen. Dann sieht die Anwendung nie mehr als diese Person. Greift sie ohne angemeldete Person zu, muss ein Administrator zustimmen.

Besprechungstranskripte zeigen, wo das an Grenzen stößt. Eine Anwendung kann Transkripte von Teams-Besprechungen abrufen, mit eigener Berechtigung. Zusätzlich steuern zwei Einstellungen im Teams Admin Center den Zugriff. Ist der Abruf über die Schnittstelle abgeschaltet, bekommt die Anwendung kein einziges Transkript. Ist die Sprecherzuordnung abgeschaltet, fehlt im Transkript, wer was gesagt hat. Eine Besprechungszusammenfassung als Ersatz steht und fällt mit diesen Einstellungen.

Die Rechte: der aufwendigste Teil

Hier gibt es zwei Wege.

Der erste: Die Anwendung fragt Microsofts Suche im Namen der angemeldeten Person. Dann gelten deren Rechte. Microsoft schreibt dazu, Suchergebnisse würden auf die Zugriffsrechte der einzelnen Einträge begrenzt. Eine Person findet über die Suche nicht mehr, als sie ohnehin öffnen dürfte. Der Preis: Die Anwendung findet nur, was Microsofts Suche findet.

Der zweite: Die Anwendung legt einen eigenen Suchindex über die Dokumente an. Das gibt mehr Kontrolle darüber, was gefunden wird. Dann muss der Index aber die Rechte jedes Dokuments mitführen und bei jeder Änderung nachziehen. Verliert eine Person eine Freigabe, darf schon die nächste Antwort das Dokument nicht mehr verwenden.

Für beide Wege gilt: Sind Freigaben in SharePoint zu weit gefasst, findet ein Ersatz dasselbe wie Copilot. Microsoft weist selbst darauf hin, dass die Berechtigungen in Microsoft 365 stimmen müssen. Das Problem wandert also mit.

Der Betrieb: neu zu regeln

Was Microsoft im bestehenden Vertrag regelt, muss für den Ersatz neu beschrieben werden. Wo laufen die Anfragen? Welcher Modellanbieter sieht welche Daten? Wer liest Protokolle, wie lange werden sie aufbewahrt, und wie werden sie gelöscht?

Das spricht nicht gegen einen Ersatz. Es ist aber Arbeit, die in jeden ehrlichen Vergleich gehört. Wie sie in die Kostenrechnung kommt, steht in Was ein Wechsel wirklich kostet.

Wann die Integration den Ausschlag gibt

Zeigen Bericht und Gespräche, dass Besprechungszusammenfassungen und Mailverläufe die Nutzung tragen, ist die Integration der Kern des Produkts. Ein Ersatz müsste dann genau die Teile nachbilden, die am meisten Arbeit machen: Transkripte unter den Einstellungen des Unternehmens, saubere Rechte, geregelter Betrieb. Dann spricht viel dafür, bei Copilot zu bleiben. Offen bleibt vor allem, ob alle bezahlten Lizenzen genutzt werden. Dazu mehr in Bezahlt pro Lizenz, genutzt pro Aufgabe.

Wird vor allem im Chat gearbeitet, trägt der Einwand weniger. Dann zählt, welche Aufgaben dort erledigt werden und welches Modell sie gut genug erledigt. Wie man das misst, steht in Welcher Anteil Ihrer KI-Aufgaben braucht das teuerste Modell.

Ist das Bild gemischt, muss die Entscheidung nicht für alle gleich ausfallen. Lizenzen für die Gruppen, deren Arbeit an Funktionen in Teams und Outlook hängt, und eine andere Lösung für Aufgaben ohne Office-Bezug schließen sich nicht aus.

„Copilot ist in Office integriert“ ist deshalb für sich allein noch kein Argument, weder für noch gegen einen Wechsel. Es ist eine Liste mit vier Punkten. Der Nutzungsbericht zeigt, wo Sie nachfragen sollten. Die Leute, die damit arbeiten, sagen Ihnen, welche Punkte zählen.

Häufige Fragen

Lässt sich die Office-Integration von Copilot nachbilden? Teilweise. Über Office-Add-ins kann eine andere Lösung in Word, Excel, PowerPoint und Outlook sitzen. Über Microsoft Graph kommt sie an Mails, Kalender, Dateien und Teams-Nachrichten, wenn die nötigen Berechtigungen erteilt sind. Der aufwendige Teil sind die Zugriffsrechte und der Betrieb: Jede Antwort muss dieselben Rechte einhalten wie Microsoft 365 selbst, und Speicherung, Protokolle und Datenweg müssen neu geregelt werden.

Woran sehe ich, welcher Teil der Integration genutzt wird? Einen ersten Hinweis gibt der Copilot-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center. Er führt für jede lizenzierte Person das letzte Nutzungsdatum je Anwendung, also Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Loop und den Copilot-Chat. Er ordnet die Nutzung Anwendungen zu, nicht Funktionen. Welche Funktion und welche Aufgabe dahinterstehen, klären Gespräche mit den Leuten, die Copilot nutzen.

Wann ist es sinnvoll, bei Copilot zu bleiben? Wenn die genutzten Funktionen vor allem Besprechungen in Teams und Mailverläufe in Outlook betreffen. Dann ist die Integration der Kern des Produkts, und ein Ersatz müsste genau die Teile nachbilden, die am meisten Arbeit machen: Transkripte unter den Einstellungen des Unternehmens, saubere Rechte und einen geregelten Betrieb. Offen bleibt dann vor allem, ob alle bezahlten Lizenzen genutzt werden.

Quellen

• Datenzugriff über Microsoft Graph, Anzeige nur bei mindestens Leserecht, Suchindex mit derselben Grenze, Nutzungsrechte bei Verschlüsselung, Speicherung, Inhaltssuche und Purview, EU-Datengrenze mit Ausnahme der Anthropic-Modelle, Umbenennung in Microsoft Copilot: Microsoft Learn, Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft Copilot
• Nutzungsbericht: letztes Nutzungsdatum je Anwendung, Zeiträume, Definition von „aktiv“, Aufteilung Chat „work“ und „web“, Zusammenfassung in Outlook und Teams, ausgeblendete Namen: Microsoft Learn, Microsoft Copilot-Nutzungsbericht
• Office-Add-ins: unterstützte Anwendungen, Plattformen, zentrale Verteilung, Teams-Apps als eigener Weg: Microsoft Learn, Übersicht über die Office-Add-ins-Plattform
• Delegierte Berechtigungen und Anwendungsberechtigungen, wer zustimmen kann: Microsoft Learn, Übersicht über Microsoft Graph-Berechtigungen
• Suche im Namen der angemeldeten Person, Ergebnisse auf Zugriffsrechte begrenzt: Microsoft Learn, Microsoft Search API in Microsoft Graph
• Transkripte von Teams-Besprechungen über Microsoft Graph, Berechtigungen, Einstellungen für Schnittstellenzugriff und Sprecherzuordnung: Microsoft Learn, callTranscript abrufen

Verwandt: Was das Admin Center zeigt und was nicht, Bezahlt pro Lizenz, genutzt pro Aufgabe und Was ein Wechsel wirklich kostet.