Nicht nach Buttons fragen: Moderne Zusammenarbeit mit der IT

Was ist das X-Y-Problem?

Das X-Y-Problem entsteht, wenn jemand die IT um eine bestimmte Lösung (Y) bittet, statt das eigentliche Problem (X) zu schildern. Die IT setzt Y um, und erst danach zeigt sich, dass X einen anderen Weg gebraucht hätte. Die Gegenmaßnahme ist eine Frage vor jedem Auftrag: Wozu wird das gebraucht?

David Heinemeier Hansson (DHH) sagte in der REWORK-Folge Say No by Default (Oktober 2024): „As software developers and designers, we have to work on people’s behalf. We cannot work on their request.“

Dieses Prinzip steht im Zentrum erfolgreicher Zusammenarbeit mit der IT. Wo IT-Teams als Partner gelten und nicht als reine Ausführende, entstehen Lösungen, die das eigentliche Problem treffen. Dieser Beitrag zeigt, wie diese Haltung in der Praxis aussieht.

Das X-Y-Problem

Eine typische Falle in der Zusammenarbeit mit der IT ist das X-Y-Problem. Es entsteht, wenn die Beteiligten an ihrer vorgeschlagenen Lösung (Y) festhalten. Das eigentliche Problem (X), um das es ihnen geht, kommt dabei nicht zur Sprache. Ein unauffälliger Fehler, der viel Zeit und Energie kosten kann.

Der typische Ablauf:

1. Jemand möchte X erreichen.
2. Y gilt als der Weg dorthin, doch wie Y umzusetzen ist, bleibt unklar.
3. Das IT-Team wird um Hilfe bei Y gebeten.
4. Das IT-Team arbeitet an Y. Erst dann stellt sich heraus: Der direkte Weg über X hätte zu einer wirksameren Lösung geführt.

Ein Beispiel: Jemand wünscht sich einen „Drucken-Button“ in einem Reporting-Tool. Das IT-Team setzt ihn wie gewünscht um. Erst später zeigt sich: Es ging um einen einfacheren Weg, Reports zu speichern und zu teilen, nicht ums Drucken.

Das Szenario zeigt, warum das eigentliche Problem in den Blick gehört und nicht die angefragte Lösung. Wer als IT-Team „Wozu wird das gebraucht?“ fragt und nachhakt, findet die tatsächliche Herausforderung und kann eine passendere Lösung vorschlagen. Eine ausführlichere Erklärung gibt es unter The X-Y Problem.

Das Kernproblem benennen, nicht die Lösung

Vor einer Herausforderung ist die Versuchung groß, direkt zur Lösung zu springen. Doch wer zu früh konkrete Lösungen vorgibt, engt den Lösungsraum ein. Sinnvoller ist es, das zu lösende Problem klar zu benennen und die Gestaltung der Lösung dem IT-Team zu überlassen.

Statt „Wir brauchen ein Dashboard mit diesen bestimmten Diagrammen“ lässt sich die Herausforderung so formulieren: „Wir brauchen einen Weg, Trends im Kundenverhalten zu verstehen, um unser Marketing zu verbessern.“ Das gibt dem IT-Team den Raum, Fachwissen einzubringen, und führt oft zu Lösungen, an die vorher niemand gedacht hat.

Der IT den fachlichen Kontext geben

Ein IT-Team ist nicht einfach eine Gruppe von Programmierern, sondern eine Gruppe von Problemlösern. Für gute Arbeit braucht es das Gesamtbild: die Prozesse, die Schwachstellen und die Ziele, die das Geschäft antreiben.

Bei der Optimierung einer Lieferkette etwa hilft es dem IT-Team, Einblick in Lagerumschlag, Lieferantenbeziehungen und Nachfragezyklen zu bekommen. So lassen sich Lösungen entwickeln, die zu den tatsächlichen Anforderungen passen. Dieser Kontext macht aus der IT statt reiner Aufgabenempfänger Partner, die Ergebnisse verantworten.

Auf Expertise und Urteilsvermögen vertrauen

Hinter dieser Haltung steht das Vertrauen, dass IT-Teams Entscheidungen im Sinne der Unternehmensziele treffen. Micromanagement untergräbt dieses Vertrauen. Mehr Wirkung entsteht, wenn das IT-Team Spielraum bekommt: Abwägungen treffen, Architekturen empfehlen, geschäftliche und technische Anforderungen gegeneinander stellen. Mit diesem Spielraum kann das Team Lösungen so gestalten, dass sie wartbar bleiben und an den Zielen ausgerichtet sind.

Eigenverantwortung und Antrieb fördern

Menschen arbeiten engagierter und klüger, wenn sie sich für das Ergebnis verantwortlich fühlen. Wird die IT früh einbezogen und als Mitgestalter behandelt, entsteht gemeinsame Verantwortung. Aus dem eigenen Problem wird ein gemeinsames, und das Lösen wird zur gemeinsamen Aufgabe.

Diese Eigenverantwortung stärkt Engagement und Kreativität. IT-Teams, die eingebunden sind, tragen die Lösung mit, statt sie nur abzuliefern.

Praktische Tipps für die Einbindung

• Workshops, um sich auf Ziele und Herausforderungen abzustimmen.
• IT-Vertreter in wichtige Entscheidungsmeetings einbeziehen.
• Erfolge gemeinsam feiern, um Vertrauen und Zusammenhalt aufzubauen.

Die Formel für den Erfolg

Gute Zusammenarbeit folgt dieser Formel:

• Klarheit: Die Herausforderung und ihre Auswirkungen klar benennen.
• Kontext: Relevantes fachliches Wissen mit dem IT-Team teilen.
• Vertrauen: Den IT-Fachleuten ihre Entscheidungen zutrauen.
• Engagement: Das IT-Team als Mitgestalter einbinden.
• Ausrichtung: Sicherstellen, dass jede Lösung das Kernproblem adressiert.

Partner statt Auftragsempfänger

Die besten Ergebnisse entstehen aus echten Partnerschaften zwischen Geschäft und IT. Wo IT-Teams Vertrauen, Handlungsspielraum und Kontext erhalten, liefern sie Lösungen, die das eigentliche Problem treffen. Wer sich auf Probleme konzentriert statt nur auf Anfragen, nutzt das Wissen der IT-Abteilung statt nur ihre Arbeitszeit.

Dieselbe Frage vor jedem Auftrag

Die Disziplin, die dieser Beitrag von der IT verlangt, gilt auch für Beratung. bitvaria berät Unternehmen zu KI-Anwendungen. Eine Untersuchung beginnt dabei nicht mit der gewünschten Lösung, etwa „Wir wollen Tool X einführen“. Sie beginnt mit zwei Fragen: Welche Entscheidung müssen Sie treffen? Und welcher Befund fehlt Ihnen dafür?

Erst wenn beide Fragen beantwortet sind, wird etwas kalkuliert oder empfohlen. Das ist der Unterschied zwischen „Drucken-Button“ und „Reports teilen“, angewendet auf die eigene Arbeitsweise. Eine Untersuchung, die mit dem Tool beginnt, liefert eine Einschätzung zum Tool. Eine Untersuchung, die mit der Entscheidung beginnt, liefert den Befund, den die Entscheidung braucht.

Häufige Fragen

Was ist das X-Y-Problem in der Zusammenarbeit mit der IT? Jemand bittet die IT um eine bestimmte Lösung (Y), statt das eigentliche Problem (X) zu schildern. Die IT setzt Y um, und erst danach zeigt sich, dass X einen anderen Weg gebraucht hätte. Beispiel: ein gewünschter Drucken-Button, hinter dem eigentlich der Bedarf steckt, Reports zu teilen.

Wie formuliere ich einen Auftrag an die IT? Das Problem und seine Auswirkung benennen, nicht die fertige Lösung. Dazu den fachlichen Kontext liefern: welche Prozesse betroffen sind, wo es hakt und welches Ziel dahintersteht. Die Gestaltung der Lösung bleibt beim IT-Team.

Was braucht ein IT-Team, um Lösungen zu liefern, die das Problem treffen? Kontext, Vertrauen und frühe Einbindung. Ein Team, das die Prozesse und Ziele kennt, Spielraum für Abwägungen hat und als Mitgestalter behandelt wird, trägt die Verantwortung für das Ergebnis mit.

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Zwei Beiträge führen den Gedanken weiter. KI einführen ohne eigene IT-Abteilung richtet sich an Unternehmen, die das IT-Team von außen holen. Die Schwelle, ab der sich eigene Software lohnt, ist gefallen fragt, welche Probleme heute eine eigene Lösung wert sind. Weitere Beiträge gibt es im Blog. Für ein Gespräch über eine anstehende Entscheidung führt der Weg über die Kontaktseite.